Voorwaarden
Gebruikers
Het gebruik van gemeentelijke uitleenmaterialen wordt gratis toegestaan aan deze gebruikers:
- Categorie A: Gemeentebestuur, gemeentelijke diensten, OCMW, adviesraden, gemeentelijke openbare instellingen, onderwijsinstellingen uit de gemeente, politieke fracties uit de gemeenteraad (binnen de politieke context = niet publieke fractievergaderingen, lezingen voor eigen leden,...), Politie Wijkdienst Ruiselede.
- Categorie B: Ruiseleedse erkende en gedeeltelijk erkende verenigingen voor een activiteit die kadert binnen hun werking. Overheidsinstellingen, politiediensten, provinciale diensten, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, politieke fracties buiten de gemeenteraad (binnen de politieke context= niet publieke fractievergaderingen, lezingen voor eigen leden,...).
Het Schepencollege/de gemeentelijke administratie (Dienst Onthaal) kan een aanvraag van de categorieën A en B verwerpen op basis van argumenten van organisatorische of praktische aard. Een gemotiveerde weigering zal in dit geval aan de aanvrager worden meegedeeld.
Het gebruik van gemeentelijke uitleenmaterialen wordt niet toegestaan aan deze gebruikers:
- Categorie C: Particulieren woonachtig te Ruiselede en niet-erkende Ruiseleedse verenigingen.
- Categorie D: Bedrijven en privé-instellingen gevestigd in Ruiselede.
- Categorie E: Bedrijven, verenigingen, instellingen en particulieren van buiten Ruiselede.
Het College van Burgemeester en Schepenen kan een gemotiveerde afwijking op het gebruik van gemeentelijke uitleenmaterialen toestaan aan de categorieën C, D en E.
Reservatie
De reservatie van gemeentelijke uitleenmaterialen gebeurt via onderstaand formulier. De Dienst Onthaal en de Technische Dienst handelen vervolgens de aanvraag af.
De reservatie van gemeentelijke uitleenmaterialen dient te gebeuren ten laatste een week voor het doorgaan van de activiteit.
De uitleenmaterialen worden door de Technische Dienst ter plaatste gebracht, bij een aanvraag door de categorieën A en B en dit volgens de wensen van de aanvrager en de mogelijkheden binnen de planning van de dienst.
Bij het uitzonderlijk gebruik door de categorieën C, D of E bepaalt het College van Burgemeester en Schepenen de lever- of afhaalvoorwaarden in overleg met de Technische Dienst.
Schade
Om gebruikers te stimuleren de nodige zorg te besteden aan de behandeling van de uitleenmaterialen, wordt een tarief aangerekend in geval voorwerpen door schade of verlies vervangen of hersteld dienen te worden.
Opgelet
Wees realistisch bij het invullen van gewenste aantallen. Vraag bijvoorbeeld niet alle 300 stoelen aan wanneer je er maar 150 nodig hebt, of hou je aan de max. aantal aanwezigen van een locatie en gebruik/plaats die aantallen die de zaal effectief aan kon. Materialen die aangevraagd worden, worden ook geleverd door onze technische dienst. Wanneer deze materialen alsnog niet gebruikt worden, is dat verloren inzet van mensen en voertuigen.
