Registratie-app corona

Tijdens de huidige coronacrisis werd door de hogere overheden de nadruk gelegd op het registreren van bezoekers en aanwezigen tijdens verenigingenactiviteiten en evenementen. Ook bij de heropstart van toekomstige activiteiten zal dit een belangrijk aandachtspunt blijven.

Een tijdje terug werden we attent gemaakt op het bestaan van een handige app die jullie hierbij kan helpen. We toetsten deze toepassing ook af bij onze GDPR-contactpersoon en kregen daarbij een groen licht om deze app bij jullie bekend te maken. Sommigen kennen dit reeds. Voor anderen is dit nieuw.

Het gebruik van de app is geen verplichting en er zijn vast ook andere mogelijkheden, maar kan wel – indien registratie verplicht blijft – een grote hulp zijn voor jullie vereniging.

ZeroQ

De ZeroQ-app ondersteunt verenigingen bij de registratieplicht van leden, trainers, - en indien terug toegelaten - supporters. De app laat toe om aanwezigen op een verenigingenactiviteit op vlotte manier te registreren. Hoewel de app aanvankelijk ontwikkeld werd voor horecaregistraties, werkt de toepassing uitstekend voor verenigingen die een coronaveilige activiteit willen aanbieden en daarbij zicht willen hebben op het aantal aanwezigen en hun gegevens. Dit met het oog op een eventueel contactonderzoek.

Omdat het gemeentebestuur deze app bij de vele verenigingen promoot, is gebruik van deze app kosteloos voor alle verenigingen.

Hoe werkt de app voor de vereniging?

Zodra jullie aanvraag binnen is bij de firma Jorosoft volgen zij alles verder op: de club: vereniging wordt aangemaakt in de app en zij stemmen verder af met de club om eventuele extra beheerders, een foto of een logo toe te voegen aan de app.

Eens de registratie in orde is, stuur je als club/vereniging een mailtje naar de leden zodat zij de app al kunnen downloaden op hun telefoon en al een account aanmaken.

Hoe werkt het voor de gebruiker MET smartphone? 

De gebruiker downloadt de app en maakt een account aan.

  • Met QR-code: bij aankomst scant de gebruiker de aanwezige QR-code en is hiermee meteen geregistreerd.
  • Zonder QR-code: de gebruiker gaat in zijn app naar de foto van de club en drukt daar op de knop registratie

De gebruiker kan steeds via de app aantonen dat hij/zij effectief geregistreerd is zodat er controle mogelijk is.

Achterliggend worden de registratiegegevens bij Jorosoft bijgehouden voor een periode van 2 weken. De beheerder van de app (bij voorkeur 1 persoon per club) kan ook steeds alle registraties opvragen (van de laatste 2 weken).

Hoe werkt het voor de gebruiker ZONDER smartphone?

Deze gebruikers kunnen steeds door de beheerder manueel ingegeven worden.

Personen die regelmatig terugkomen kan je best in het systeem koppelen aan een nummer. De persoon in kwestie krijgt dan een kaartje mee met z’n persoonlijk nummer. De volgende registratie kan dan gebeuren op basis van het nummer zodat je niet telkens opnieuw alle gegevens moet ingeven.

Wat met bezoekers die de app niet willen/kunnen downloaden?

Voor eenmalige bezoekers die de app niet willen gebruiken, kan de vereniging de gegevens doorgeven via de webmodule van ZeroQ. Ook deze gegevens komen netjes in het overzicht van de beheerder terecht zodat alle registraties centraal behouden blijven.

Extra mogelijkheden voor verenigingen/clubs

  • Registraties van volwassen leden via scan of klik in de ZEROQ App
  • Registraties van bv jeugdleden door de trainers/begeleiders
  • Registraties van bezoekers/ouders bij een activiteit
  • Verschillende trainingslocaties kunnen aangemaakt worden.
  • Ook eigen cafetaria of zelfstandige uitbating kan als extra locatie aangemaakt worden..

Kostprijs app

Het gebruik van deze app is gratis voor sportclubs en andere verenigingen.

GDPR

Alle gegevens worden conform de GDPR regels behandeld en bijgehouden. Alle aangemaakte accounts staan bij Jorosoft op een beveiligde server en ook de transacties tussen de server en de app worden beveiligd doorgestuurd. Deze gegevens worden nooit vrijgegeven. De registratiegegevens worden voor een periode van 2 weken bijgehouden en nadien automatisch verwijderd. Jorosoft zal deze gegevens niet vrijgegeven tenzij deze door de klant (in dit geval de club) worden opgevraagd met de juiste verantwoording hiervoor.

Let wel, ook de beheerders dragen een verantwoordelijkheid gezien zij via de webmodule van ZeroQ ook zicht hebben op de registraties van de afgelopen 2 weken. Het is dus als club ook nodig om hierrond de nodige afspraken te voorzien.

Meer info?

Surf naar www.zeroq.be/horeca