Digitaal loket
Overheidsdiensten zoals het gemeente- en OCMW-bestuur zijn verplicht om voldoende en duidelijk te informeren over hun beleid, regelgeving en dienstverlening. Dat kan op actieve wijze of passieve wijze:
- Actief: het bestuur geeft de bevolking systematisch, correct, tijdig en op een verstaanbare wijze informatie over haar werking
- Passief: elke burger heeft ook het recht om een bestuursinstantie te vragen om inzage, uitleg of een afschrift te bezorgen van bestuursdocumenten. De overheid geeft toegang tot documenten op vraag.
Wat zijn bestuursdocumenten?
De definitie van een bestuursdocument is zeer ruim: “alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie”. Dat betekent dat in principe alle informatie waarover de overheid beschikt, kan worden opgevraagd, ongeacht de informatiedrager (papier, digitaal, audiovisueel):
- schriftelijke stukken (documenten, notulen van vergaderingen, omzendbrieven, contracten, vergunningen, e-mails, ...)
- bestanden, databankuittreksels, statistieken, …
- foto’s, geluids- en beeldopnamen
- …
Het moet niet noodzakelijk gaan om eigen documenten van de overheid, die de overheid zelf heeft opgemaakt of geproduceerd. Ook documenten die van derden (particulieren of andere overheden) afkomstig zijn, vallen hieronder.
Openbaarmaking van bestuursdocumenten
Iedereen kan bestuursdocumenten opvragen: natuurlijke personen, rechtspersonen, feitelijke verenigingen of groeperingen, bedrijven, … De nationaliteit of de woonplaats van de aanvrager speelt geen rol. Ook overheden kunnen documenten bij andere overheden opvragen.
De burger geeft zelf aan welke vorm van openbaarmaking hij of zij verkiest:
- inzage in het document (gratis)
- uitleg over het document (gratis)
- een afschrift van het document (eventueel tegen betaling van een redelijke retributie).
De aanvraag moet betrekking hebben op bestaande documenten. Een burger kan dus niet vragen om:
- gegevens te verzamelen uit dossiers en daaruit een nieuw document op te maken om de aanvraag te beantwoorden
- de gevraagde informatie te verwerken of te analyseren
- bijkomende uitleg op te schrijven
- een samenvatting van een omvangrijk dossier te maken.
Toekomstige documenten kunnen evenmin opgevraagd worden. Als het document niet af is of onvolledig is, moet het niet worden vrijgegeven. Het is ook niet mogelijk om documenten op te vragen die fysiek vernietigd zijn conform de voorschriften van het archiefdecreet.
Hoe vraag je bestuursdocumenten aan?
Een eenvoudige brief naar de bevoegde dienst of de Algemeen Directeur (ter attentie van de Algemeen Directeur, Markt 1, 8755 Ruiselede) volstaat, maar je kan ook bestuursdocumenten opvragen via e-mail (algemeen.directeur@ruiselede.be) of onderstaand webformulier.
Kom je liever toch naar het gemeentehuis, dan noteert de Dienst Onthaal je vraag en je gegevens.
Na je aanvraag?
De aanvraag tot openbaarmaking moet uiterlijk binnen twintig kalenderdagen, na registratie van de aanvraag, beantwoord worden, schriftelijk, per fax of per e-mail. We verwijzen hierbij graag naar het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
De termijn van twintig kalenderdagen kan verlengd worden als:
- een aanvraag kennelijk onredelijk is of op een te algemene wijze geformuleerd is. Dan begint een nieuwe termijn van 20 dagen te lopen vanaf het moment dat je jouw aanvraag gespecifieerd of vervolledigd hebt;
- moet worden geoordeeld dat de gevraagde informatie niet tijdig te verzamelen is, of als de toetsing van de aanvraag tot openbaarmaking aan de uitzonderingen niet uit te voeren is. Dan delen wij je mee dat de termijn van twintig kalenderdagen verlengd wordt tot een termijn van veertig kalenderdagen.
Indien je niet akkoord gaat met de beslissing over jouw aanvraag tot inzage, is het mogelijk om tegen deze beslissing beroep aan te tekenen bij de Beroepsinstantie inzake openbaarheid voor bestuur en hergebruik van overheidsinformatie.
Klacht tegen een besluit?
Je kan klacht indienen tegen de besluiten genomen door een gemeentelijk orgaan. Dit moet binnen de 30 dagen gebeuren, volgend op de dag van de bekendmaking van de besluitenlijsten.
Meer info via de Klachtenwegwijzer algemeen bestuurlijk toezicht.