Een evenement en activiteiten organiseren in coronatijden

Tijdens de corona-crisis is het belangrijk om bij de organisatie van activiteiten en evenementen de geldende maatregelen strikt op te volgen. 

Als lokaal bestuur willen we zicht hebben op de organisatie van evenementen in onze gemeente, willen we weten of de vaste verenigingsactiviteiten veilig kunnen verlopen en dienen we ook toestemming te verlenen voor specifieke activiteiten. Daarom vragen we de organisatoren onderstaand evenementenformulier in te vullen.

  • Alle geldende maatregelen kan u hier terugvinden.
  • Alle protocollen die u kunnen helpen om de maatregelen toe te passen, kan u hier terugvinden.
  • Diverse protocollen jeugd, sport en cultuur kan u hier terugvinden.
  • Lees ook het Covid Event Protocol na.

De overheidsmaatregelen leggen steeds meer de nadruk op het voorzien van een goede ventilatie op indoor locaties waar een activiteit wordt georganiseerd. Het gemeentebestuur nam hiertoe maatregelen en voorzag bij elke gemeentelijke zaal een overzicht van de ventilatiemogelijkheden ter plaatse. Daarnaast werden ook CO2-meters aangekocht. 3 daarvan zijn beschikbaar bij de dienst vrije tijd en de sportdienst om uit te lenen. 7 werden in volgende gebouwen opgehangen: Zaal voor Sport en Spel, lokaal 1 en de zolder van Het Portaal, lokaal 37 in de sporthal, Zaal Kruispunt, Zaal Polenplein, in de sporthal. 

Organiseert u als particulier een activiteit op een gemeentelijke locatie?

Dan MOET u:

  • Een evenementenformulier invullen zodat de diensten op de hoogte zijn van uw bijeenkomst
  • Een draaiboek opstellen en als bijlage toevoegen aan het evenementenformulier. In dit draaiboek geeft u stap voor stap weer hoe u deze activiteit veilig zal organiseren. De opmaak van een draaiboek toont aan dat de organisator als een goede huisvader de activiteiten zal inrichten en biedt ook een houvast voor de eigen medewerkers en deelnemers. Uw aanvraag wordt voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen.
  • De tool van de Vlaamse Overheid (CERM) invullen. De resultaten van deze scan dient u toe te voegen als bijlage aan het evenementenformulier.
  • De geldende maatregelen respecteren
  • (Indien nodig) een gemeentelijke zaal aanvragen via de digitale toepassing
  • Rekening houden met horecamaatregelen indien u dranken wenst te schenken tijdens deze activiteit
  • We wijzen er op dat u als organisator verantwoordelijk blijft voor de veilige organisatie van uw activiteit

Na ontvangst van uw documenten toetst de dienst deze af met de geldende richtlijnen en maatregelen, vraagt hierbij een expliciete toestemming en wordt advies geformuleerd. De diensten geven enkel advies op basis van de maatregelen die reeds gekend zijn.

Organiseert u een bijeenkomst met minder dan 10 aanwezigen in vereniging- of clubverband?

Dan MOET u:

Dan moet u NIET:

  • Een evenementenformulier invullen
  • Een draaiboek opstellen
  • De tool van de Vlaamse Overheid (CERM/CIRM) invullen
  • Expliciete toestemming van het College afwachten

Organiseert u een 'georganiseerde activiteit' met 10 tot 100 (200 vanaf 30 juli) aanwezigen binnen of tot 200 aanwezigen buiten als vereniging of club, in aanwezigheid van een meerderjarige begeleider?

Voor leden

Dan MOET u:

De diensten nemen nota van uw activiteit, lezen uw draaiboek na en geven u eventueel advies om deze activiteit veiliger te maken. De diensten geven enkel advies op basis van de maatregelen die reeds gekend zijn. 

Dan moet u NIET:
  • De tool van de Vlaamse Overheid (CERM/CIRM) invullen
  • Expliciete toestemming van het College afwachten

Voor publiek

Dan MOET u:
  • Een evenementenformulier invullen zodat de diensten op de hoogte zijn van uw heropstart
  • Een draaiboek opstellen en als bijlage toevoegen aan het evenementenformulier. In dit draaiboek geeft u stap voor stap weer hoe u deze activiteit (of reeks activiteiten) veilig zal organiseren. De opmaak van een draaiboek toont aan dat de organisator als een goede huisvader de activiteiten zal heropstarten en biedt ook een houvast voor de eigen medewerkers en deelnemers. Inspiratie hiervoor leest u hier:
  • De tool van de Vlaamse Overheid (CERM) invullen. De resultaten van deze scan dient u toe te voegen als bijlage aan het evenementenformulier.
    • TIP: u kan de login gebruiken die u ook voor de UiTdatabank toepast.
  • De geldende maatregelen respecteren
  • Een CIRM-formulier indienen wanneer uw activiteit doorgaat in een niet-gemeentelijke locatie
  • (Indien nodig) een gemeentelijke zaal aanvragen via de digitale toepassing
  • Rekening houden met horecamaatregelen indien de vereniging dranken wenst te schenken tijdens deze activiteit
  • Als organisator instaan voor een veilige organisatie van uw activiteit

Na ontvangst van uw documenten toetst de dienst deze af met de geldende richtlijnen en maatregelen, vraagt hierbij een expliciete toestemming van het College en wordt advies geformuleerd. De diensten geven enkel advies op basis van de maatregelen die reeds gekend zijn.

Organiseert u een evenement tot 200 personen indoor en tot 400 personen outdoor?

Dan MOET u:

  • Een evenementenformulier invullen zodat de diensten op de hoogte zijn van uw bijeenkomst
  • Een draaiboek opstellen en als bijlage toevoegen aan het evenementenformulier. In dit draaiboek geeft u stap voor stap weer hoe u deze activiteit (of reeks activiteiten) veilig zal organiseren. De opmaak van een draaiboek toont aan dat de organisator als een goede huisvader de activiteiten zal inrichten en biedt ook een houvast voor de eigen medewerkers en deelnemers. Uw aanvraag wordt voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen.
  • De tool van de Vlaamse Overheid (CERM) invullen. De resultaten van deze scan dient u toe te voegen als bijlage aan het evenementenformulier.
    • TIP: u kan de login gebruiken die u ook voor de UiTdatabank toepast.
  • De geldende maatregelen respecteren
  • Een CIRM-formulier indienen wanneer uw activiteit doorgaat in een niet-gemeentelijke locatie
  • (Indien nodig) een gemeentelijke zaal aanvragen via de digitale toepassing
  • Rekening houden met horecamaatregelen indien u dranken wenst te schenken tijdens deze activiteit
  • We wijzen er op dat u als organisator verantwoordelijk blijft voor de veilige organisatie van uw activiteit

Na ontvangst van uw documenten toetst de dienst deze af met de geldende richtlijnen en maatregelen, vraagt hierbij een expliciete toestemming van het College en wordt advies geformuleerd. De diensten geven enkel advies op basis van de maatregelen die reeds gekend zijn.

Alle andere evenementen: recepties, banketten, salons, beurzen, rommelmarkten,... (m.u.v. ceremonies, erediensten en begrafenissen)

Dan MOET u:

  • Een evenementenformulier invullen
  • Een draaiboek opstellen en als bijlage toevoegen aan het evenementenformulier.  In dit draaiboek geef je stap voor stap weer hoe je deze activiteit (of reeks activiteiten) veilig zal organiseren. De opmaak van een draaiboek toont aan dat de organisator als een goede huisvader de activiteiten zal heropstarten en biedt ook een houvast voor de eigen medewerkers en deelnemers. Uw aanvraag wordt voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen.
  • Inspiratie hiervoor lees je hier:
  • De tool van de Vlaamse Overheid (CERM) invullen. De resultaten van deze scan dient u toe te voegen als bijlage aan het evenementenformulier
    • TIP: u kan de login gebruiken die u ook voor de UiTdatabank toepast
  • De geldende maatregelen respecteren
  • Een CIRM-formulier indienen wanneer uw activiteit doorgaat in een niet-gemeentelijke locatie
  • (Indien nodig) een gemeentelijke zaal aanvragen via de digitale toepassing
  • Rekening houden met horecamaatregelen indien u dranken wenst te schenken tijdens deze activiteit
  • We wijzen er op dat u als organisator verantwoordelijk blijft voor de veilige organisatie van uw activiteit

Na ontvangst van uw documenten toetst de dienst deze af met de geldende richtlijnen en maatregelen, vraagt hierbij een expliciete toestemming van het College en wordt advies geformuleerd. De diensten geven enkel advies op basis van de maatregelen die reeds gekend zijn.