Genealogische opzoekingen

U kan informatie bekomen uit de bevolkingsregisters voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden.

Hoe?

Door het aanvragen van uittreksels uit de registers of getuigschriften.

Wanneer het College van Burgemeester en Schepenen een schriftelijke aanvraag ontvangt tot het bekomen van uittreksels of getuigschriften over een derde persoon en deze informatie wordt gevraagd voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden, dient bij de behandeling van deze aanvraag vooreerst te worden nagegaan of de gevraagde uittreksels of getuigschriften betrekking hebben op de bevolkingsregisters die meer of minder dan 120 jaar geleden werden afgesloten.

De termijn van 120 jaar dient te worden berekend vanaf het ogenblik van de aanvraag tot het bekomen van het uittreksel of getuigschrift.

  • de aanvraag heeft betrekking op bevolkingsregisters die meer dan 120 jaar geleden werden afgesloten: deze uittreksels of getuigschriften kunnen door de gemeente vrij (zonder enige toestemming) worden afgeleverd aan de aanvrager.
  • de aanvraag heeft betrekking op bevolkingsregisters die minder dan 120 jaar gelden werden afgesloten: in dergelijke gevallen dient meer rekening te worden gehouden met de privacy van de persoon over wie personengegevens worden gevraagd, zodat dan ook strengere regels gelden. Uittreksels of getuigschriften gevraagd voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden kunnen in voorkomend geval door de gemeente slechts aan de aanvrager worden afgeleverd mits schriftelijke toestemming van de persoon op wie ze betrekking hebben of van één van zijn verwanten.
    • In de 1e plaats komt het uiteraard aan de betrokkene zelf toe om toestemming te geven voor het afleveren van uittreksels of getuigschriften die op hemzelf betrekking hebben. Voor een minderjarige dient deze toestemming te worden gegeven door zijn ouders of zijn voogd.
    • Indien de betrokkene overleden is, dient de toestemming gegeven te worden door ten minste één van de afstammelingen in de 1e graad (m.a.w. één van de kinderen). De toestemming van één van de kinderen volstaat.
    • Bij gebrek aan afstammelingen in de 1e graad die hun toestemming kunnen verlenen, kan de toestemming gegeven worden door het College van Burgemeester en Schepenen. Deze toestemming(die duidelijk melding dient te maken van de doeleinden waarvoor het uittreksel of getuigschrift wordt aangevraagd) dient door de aanvrager zelf te worden voorgelegd.

Door het raadplegen van de bevolkingsregisters

Bevolkingsregisters die meer dan 120 jaar geleden werden afgesloten, kunnen vrij worden geraadpleegd indien dit gebeurt in het kader van genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden, dit ongeacht of het papieren of gedigitaliseerde registers betreffen.

De registers kunnen geraadpleegd worden mits telefonische afspraak.

Toegang tot niet-openbare akten

De aanvrager van een akte van de burgerlijke stand moet beschikken over de toestemming van alle betrokken.

Indien de betrokkene overleden is of wilsonbekwaam, is er toestemming nodig van:

  • de langstlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner
  • of bij gebreke hiervan zijn wettelijke vertegenwoordiger
  • of bij gebreke hiervan, ten minste één van diens afstammelingen in de eerste graad (Indien de persoon die de toestemming moet geven minderjarig is, wordt de toestemming gegeven door diens wettelijke vertegenwoordiger)

Opgelet: het College van Burgemeester en Schepenen kan niet beslissen om alsnog toestemming te verlenen (in tegenstelling tot de regeling voor afgifte van uittreksels uit de bevolkingsregisters voor genealogische doeleinden)

Wat als de aanvrager de contactgegevens niet kent van de betrokkene(n) die toestemming moeten verlenen?

  • Indien de aanvrager de contactgegevens niet kent van de personen die hun toestemming moeten geven, kan hij bij de aanvraag een communicatie voegen gericht aan de persoon waarvan de toestemming vereist is.
  • De ambtenaar van de burgerlijke stand zendt deze communicatie dan door aan de bestemmeling, voor zover deze persoon een gekend adres in België heeft.
  • De bestemmeling beslist vervolgens zelf al dan niet in te gaan op het verzoek van de aanvrager.
  • De ambtenaar van de burgerlijke stand deelt de contactgegevens van de bestemmeling niet mee aan de aanvrager.

Opgelet: Die regeling is facultatief voor afgifte van uittreksels uit de bevolkingsregisters voor genealogische doeleinden. Het College kan voor de uittreksels uit de bevolkingsregisters zelf beslissen of ze die werkwijze al dan niet toepassen.

Modaliteiten van de aanvraag :

  • Identificatie gegevens (naam, voornaam, rijksregisternummer,)
  • Vermelding van de akten waarop de aanvraag betrekking heeft
  • Motivering en beschrijving van de genealogische doeleinden
  • Verspreidingsmiddelen van de resultaten van de opzoeking
  • Toestemming van de personen op wie de akten betrekken hebben
  • Bevestiging van het feit dat de aanvrager zijn identiteit en contactgegevens, in zijn hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4.7 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, heeft meegedeeld aan de persoon die de toestemming moet geven.

Deze aanvraaggegevens worden door het gemeentebestuur enkel voor het doel van de aanvraag bewaard volgens de bepalingen in artikel 4.7 Algemene Verordening Gegevensbescherming voor de persoonsgegevens.