Een evenement organiseren in corona-tijden

Tijdens de corona-crisis is het belangrijk om bij de organisatie van activiteiten en evenementen de geldende maatregelen strikt op te volgen. 

Als lokaal bestuur willen we zicht hebben op de organisatie van evenementen in onze gemeente, willen we weten of de vaste verenigingsactiviteiten veilig kunnen verlopen en dienen we ook toestemming te verlenen voor specifieke activiteiten. Daarom vragen we de organisatoren onderstaand formulier in te vullen.

  • Alle geldende maatregelen kan u hier terugvinden.
  • Alle protocollen die u kunnen helpen om de maatregelen toe te passen, kan u hier terugvinden.
  • Diverse protocollen jeugd, sport en cultuur kan u hier terugvinden.
  • Lees ook het Covid Event Protocol na.

Vernieuwde coronamaatregelen met impact op het verenigingsleven (deze gaan in op maandag 19 oktober en zullen al minstens een maand duren)

Een gedetailleerd overzicht van alle maatregelen is nog niet beschikbaar, maar dit weten we al:

  • Nauwe contacten (dichter dan 1,5m en zonder mondmasker) worden beperkt tot max. 1 persoon bovenop uw gezin
  • U kan max. 4 mensen bij u thuis uitnodigen, mits het respecteren van de afstandsregels (geen nauw contact) en bij voorkeur dezelfde 4 mensen gedurende 2 weken.
  • Telewerk wordt de regel in de functies waar telewerk kan
  • Cafés en restaurants moeten tijdelijk sluiten (4 weken; evaluatie na 2 weken). Koffietafels en afhaalmaaltijden blijven mogelijk onder beperkte voorwaarden.
  • Verbod op de verkoop van alcohol vanaf 20u
  • Nachtklok tussen 00u00 en 05u00 ’s ochtends (werkverplaatsingen en verplaatsingen om dringende medische redenen zijn toegestaan)
  • Steunpakket wordt voorzien voor horeca
  • Wekelijkse markten mogen blijven doorgaan. Geen kerstmarkten, rommelmarkten, e.d.
  • Protocollen jeugd-, cultuur- en sportsector: zullen de komende week (van 19/10) herbekeken worden
  • Activiteiten zonder protocollen: aanwezigheid beperkt tot max. 40 personen (maatregel met onmiddellijke ingang)
  • Toepassing van een ‘barometer’ met alarmniveaus en maatregelen per fase – eens deze op punt staat.

Over maatregelen voor activiteiten van verenigingen is er momenteel nog wat onduidelijkheid. De Veiligheidsraad besliste een week de tijd te nemen om de protocollen te herbekijken en aan te passen aan de huidige situatie. Bij activiteiten die niet binnen één van die protocollen passen, wordt het aantal aanwezigen beperkt tot 40 personen. Na ontvangst van de gewijzigde protocollen worden alle gemelde activiteiten opnieuw bekeken en worden er aangepaste adviezen meegedeeld.

Zoals steeds kan u via www.ruiselede.be/corona alle info terugvinden (eens ook wij deze hebben ontvangen). Ook op https://www.info-coronavirus.be/nl/ wordt alle beschikbare informatie verzameld.

Bij vragen kunnen verenigingen steeds bij de diensten terecht.

 

Updates jeugdwerk en sport

Op dit moment stijgen de coronacijfers zorgwekkend. Daarom schakelen de sportsector en het jeugdwerk in heel Vlaanderen vanaf woensdag 14 oktober over naar kleurcode oranje. Een algemene aanpassing van de kleurcode voor onderwijs is voorlopig nog niet aan de orde.

Kleurcode oranje voor de sportsector

Vanaf woensdag 14 oktober schakelt de sportsector in heel Vlaanderen naar code oranje. Concreet betekent dit dat indoorsportactiviteiten waarbij geen anderhalve meter afstand bewaard kan worden tijdelijk verboden worden voor iedereen boven 12 jaar. Voor sporters onder 12 jaar verandert er op dat vlak niets. De kleedkamers en douches sluiten, behalve in zwembaden.

De sportkantines zijn open en volgen de richtlijnen van de horeca. Publiek is toegelaten op sportactiviteiten conform de bepalingen daarover in het Ministerieel Besluit en de toepassing van het Covid Event Risk Model (CERM).

Tijdens de herfstvakantie kunnen sportkampen doorgaan in kleinere groepen, volgens de protocollen die gelden voor alle jeugdkampen.
De verstrengde maatregelen worden na de herfstvakantie opnieuw geëvalueerd.

Meer informatie over de kleurencodes voor sport.

Jeugdwerk gaat naar code oranje

Vanaf 14 oktober schakelt ook het jeugdwerk over op code oranje.

Net als bij code geel wordt een groot deel van de jeugdwerkregels die gelden sinds de zomer doorgetrokken. In kleurcode oranje verkleint de bubbel voor +12-jarigen bij binnenactiviteiten naar 20 kinderen of jongeren. Het dragen van een mondmasker is tijdens die activiteiten verplicht. Voor buitenactiviteiten blijft een bubbel van 50 mogelijk en moet geen mondmasker gedragen worden.

Bekijk alle richtlijnen voor de kleurcode oranje in het jeugdwerk op de website van De Ambrassade.

Organiseert u een bestuursvergadering?

Dan MOET u:

Dan moet u NIET:

  • Een evenementenformulier invullen
  • Een draaiboek opstellen (aangeraden)
  • De tool van de Vlaamse Overheid invullen
  • Expliciete toestemming vragen aan het lokaal bestuur

Organiseert u een 'georganiseerde activiteit' tot 50 personen (door vereniging of club in aanwezigheid van een meerderjarige trainer, begeleider of toezichter)?

Dan MOET u:

  • Een evenementenformulier invullen zodat de diensten op de hoogte zijn van uw heropstart
  • Niet verplicht een draaiboek indienen maar we raden u wel aan dit op te stellen. In dit draaiboek geeft u stap voor stap weer hoe u deze activiteit (of reeks activiteiten) veilig zal organiseren. De opmaak van een draaiboek toont aan dat de organisator als een goede huisvader de activiteiten zal heropstarten en biedt ook een houvast voor de eigen medewerkers en deelnemers.
  • (Indien nodig) een gemeentelijke zaal aanvragen via https://reservaties.ruiselede.be/
  • Rekening houden met horeca-maatregelen indien de vereniging dranken wenst te schenken tijdens deze activiteit
  • De diensten nemen nota van uw activiteit, lezen uw draaiboek na en geven u eventueel advies om deze activiteit veiliger te maken. De diensten geven enkel advies op basis van de maatregelen die reeds gekend zijn. 
  • We wijzen er op dat u als organisator verantwoordelijk blijft voor de veilige organisatie van uw activiteit.

Dan moet u NIET:

  • Verplicht een draaiboek opstellen (aangeraden zodat u zelf de veiligheid op uw activiteit kan garanderen - de diensten kunnen u alsnog vragen dit te doen)
  • De tool van de Vlaamse Overheid invullen
  • Expliciete toestemming vragen aan het lokaal bestuur

Organiseert u alles wat geen vergadering of georganiseerde activiteit van een vereniging of club is tot 50 personen (dus publiek toegankelijke gezeten recepties en banketten, wedstrijden, evenementen, …) van zowel verenigingen als particulieren? 

Dan MOET u:

  • Een evenementenformulier invullen
  • De tool van de Vlaamse Overheid invullen bij een evenement met meer dan 200 personen of wanneer het doorgaat op de openbare weg, ongeacht het aantal personen. De resultaten van deze scan dient u toe te voegen als bijlage aan het evenementenformulier.
    • TIP: u kan de login van uw vereniging gebruiken die u ook voor de UiTdatabank toepast.
  • Verplicht een draaiboek indienen. In dit draaiboek geef je stap voor stap weer hoe je deze activiteit (of reeks activiteiten) veilig zal organiseren. De opmaak van een draaiboek toont aan dat de organisator als een goede huisvader de activiteiten zal heropstarten en biedt ook een houvast voor de eigen medewerkers en deelnemers.
  • Na ontvangst van uw documenten toetst de dienst deze af met de geldende richtlijnen en maatregelen, vraagt hierbij een expliciete toestemming (indien nodig) en wordt advies geformuleerd. 
  • Indien uw activiteit doorgaat na 31 augustus geven de diensten enkel advies op basis van de maatregelen die reeds gekend zijn. Op dit moment gelden deze slechts tot 31/8 en kan dus voor een latere periode niet anders geadviseerd worden.
  • We wijzen er op dat u als organisator verantwoordelijk blijft voor de veilige organisatie van uw activiteit.
  • (Indien nodig) kan u na dit advies een gemeentelijke zaal aanvragen via https://reservaties.ruiselede.be/
  • Na dit advies vragen we u om bij een evenement waarop meer dan 100 personen verwacht worden ook het meldingsformulier voor de hulpdiensten RIHO SEAS in te vullen.