Een evenement organiseren in corona-tijden

Tijdens de corona-crisis is het belangrijk om bij de organisatie van activiteiten en evenementen de geldende maatregelen strikt op te volgen. 

Als lokaal bestuur willen we zicht hebben op de organisatie van evenementen in onze gemeente, willen we weten of de vaste verenigingsactiviteiten veilig kunnen verlopen en dienen we ook toestemming te verlenen voor specifieke activiteiten. Daarom vragen we de organisatoren onderstaand formulier in te vullen.

  • Alle geldende maatregelen kan u hier terugvinden.
  • Alle protocollen die u kunnen helpen om de maatregelen toe te passen, kan u hier terugvinden.
  • Diverse protocollen jeugd, sport en cultuur kan u hier terugvinden.
  • Lees ook het Covid Event Protocol na.

Organiseert u een bestuursvergadering?

Dan MOET u:

Dan moet u NIET:

  • Een evenementenformulier invullen
  • Een draaiboek opstellen (aangeraden)
  • De tool van de Vlaamse Overheid invullen
  • Expliciete toestemming vragen aan het lokaal bestuur

Organiseert u een 'georganiseerde activiteit' tot 50 personen (door vereniging of club in aanwezigheid van een meerderjarige trainer, begeleider of toezichter)?

Dan MOET u:

  • Een evenementenformulier invullen zodat de diensten op de hoogte zijn van uw heropstart
  • Niet verplicht een draaiboek indienen maar we raden u wel aan dit op te stellen. In dit draaiboek geeft u stap voor stap weer hoe u deze activiteit (of reeks activiteiten) veilig zal organiseren. De opmaak van een draaiboek toont aan dat de organisator als een goede huisvader de activiteiten zal heropstarten en biedt ook een houvast voor de eigen medewerkers en deelnemers.
  • (Indien nodig) een gemeentelijke zaal aanvragen via https://reservaties.ruiselede.be/
  • Rekening houden met horeca-maatregelen indien de vereniging dranken wenst te schenken tijdens deze activiteit
  • De diensten nemen nota van uw activiteit, lezen uw draaiboek na en geven u eventueel advies om deze activiteit veiliger te maken. De diensten geven enkel advies op basis van de maatregelen die reeds gekend zijn. 
  • We wijzen er op dat u als organisator verantwoordelijk blijft voor de veilige organisatie van uw activiteit.

Dan moet u NIET:

  • Verplicht een draaiboek opstellen (aangeraden zodat u zelf de veiligheid op uw activiteit kan garanderen - de diensten kunnen u alsnog vragen dit te doen)
  • De tool van de Vlaamse Overheid invullen
  • Expliciete toestemming vragen aan het lokaal bestuur

Organiseert u alles wat geen vergadering of georganiseerde activiteit van een vereniging of club is tot 50 personen (dus publiek toegankelijke gezeten recepties en banketten, wedstrijden, evenementen, …) van zowel verenigingen als particulieren? 

Dan MOET u:

  • Een evenementenformulier invullen
  • De tool van de Vlaamse Overheid invullen bij een evenement met meer dan 200 personen of wanneer het doorgaat op de openbare weg, ongeacht het aantal personen. De resultaten van deze scan dient u toe te voegen als bijlage aan het evenementenformulier.
    • TIP: u kan de login van uw vereniging gebruiken die u ook voor de UiTdatabank toepast.
  • Verplicht een draaiboek indienen. In dit draaiboek geef je stap voor stap weer hoe je deze activiteit (of reeks activiteiten) veilig zal organiseren. De opmaak van een draaiboek toont aan dat de organisator als een goede huisvader de activiteiten zal heropstarten en biedt ook een houvast voor de eigen medewerkers en deelnemers.
  • Na ontvangst van uw documenten toetst de dienst deze af met de geldende richtlijnen en maatregelen, vraagt hierbij een expliciete toestemming (indien nodig) en wordt advies geformuleerd. 
  • We wijzen er op dat u als organisator verantwoordelijk blijft voor de veilige organisatie van uw activiteit.
  • (Indien nodig) kan u na dit advies een gemeentelijke zaal aanvragen via https://reservaties.ruiselede.be/
  • Na dit advies vragen we u om bij een evenement waarop meer dan 100 personen verwacht worden ook het meldingsformulier voor de hulpdiensten RIHO SEAS in te vullen.