Een evenement organiseren in corona-tijden

Tijdens de corona-crisis werden geplande evenementen geannuleerd en was het organisatoren niet toegelaten nieuwe evenementen uit te werken.

Sinds 8 juni is een heropstart van het verenigingsleven opnieuw toegelaten en kunnen ook opnieuw evenementen georganiseerd worden. Dit uiteraard mits rekening gehouden wordt met diverse maatregelen die in verschillende fasen door de Federale Overheid worden opgelegd.

  • Alle geldende maatregelen kan u hier terugvinden.
  • Alle protocollen die u kunnen helpen om de maatregelen toe te passen, kan u hier terugvinden.
  • Diverse protocollen jeugd, sport en cultuur kan u hier terugvinden.
  • Lees ook het Covid Event Protocol na.

Eind juli nam het aantal coronabesmettingen sterk toe. Opvallend daarbij zijn de clusters van besmettingen in bepaalde gemeenten en regio’s.

De gezondheid van de Ruiseledenaren is uitermate belangrijk. Niet enkel voor ons als bestuur, maar ook voor de vele verenigingen die dagelijks in de weer zijn om deze Ruiseledenaar te voorzien de nodige ontspanning en sociale contacten.

Op dit moment blijft Ruiselede nog gespaard van een toename aan besmettingen en dat wil het bestuur graag zo houden.

Daarom willen we onze verenigingen in deze moeilijke periode (zeker van eind juli tot eind augustus) ten stelligste afraden om activiteiten te laten doorgaan of op te starten.

Organiseert uw vereniging toch een activiteit of vergadering hou dan rekening met volgende aanbevelingen.

 

Als lokaal bestuur willen we zicht hebben op de organisatie van evenementen in onze gemeente, willen we weten of de vaste verenigingsactiviteiten veilig kunnen verlopen en dienen we ook toestemming te verlenen voor specifieke activiteiten. 

Organiseert u een bestuursvergadering?

Dan MOET u:

Dan moet u NIET:

  • Een evenementenformulier invullen
  • Een draaiboek opstellen (aangeraden)
  • De tool van de Vlaamse Overheid invullen
  • Expliciete toestemming vragen aan het lokaal bestuur

Organiseert u een 'georganiseerde activiteit' tot 50 personen (door vereniging of club in aanwezigheid van een meerderjarige trainer, begeleider of toezichter)?

Dan MOET u:

  • Een evenementenformulier invullen zodat de diensten op de hoogte zijn van uw heropstart
  • Niet verplicht een draaiboek indienen maar we raden u wel aan dit op te stellen. In dit draaiboek geeft u stap voor stap weer hoe u deze activiteit (of reeks activiteiten) veilig zal organiseren. De opmaak van een draaiboek toont aan dat de organisator als een goede huisvader de activiteiten zal heropstarten en biedt ook een houvast voor de eigen medewerkers en deelnemers.
  • (Indien nodig) een gemeentelijke zaal aanvragen via https://reservaties.ruiselede.be/
  • Rekening houden met horeca-maatregelen indien de vereniging dranken wenst te schenken tijdens deze activiteit
  • De diensten nemen nota van uw activiteit, lezen uw draaiboek na en geven u eventueel advies om deze activiteit veiliger te maken. Indien uw activiteit doorgaat na 31 augustus geven de diensten enkel advies op basis van de maatregelen die reeds gekend zijn. Op dit moment gelden deze slechts tot 31/8 en kan dus voor een latere periode niet anders geadviseerd worden.
  • We wijzen er op dat u als organisator verantwoordelijk blijft voor de veilige organisatie van uw activiteit.

Dan moet u NIET:

  • Verplicht een draaiboek opstellen (aangeraden)
  • De tool van de Vlaamse Overheid invullen
  • Expliciete toestemming vragen aan het lokaal bestuur

Organiseert u alles wat geen vergadering of georganiseerde activiteit van een vereniging of club is tot 50 personen (dus publiek toegankelijke gezeten recepties en banketten, wedstrijden, evenementen, …) van zowel verenigingen als particulieren? 

Dan MOET u:

  • Een evenementenformulier invullen
  • De tool van de Vlaamse Overheid invullen bij een evenement met meer dan 200 personen of wanneer het doorgaat op de openbare weg, ongeacht het aantal personen. De resultaten van deze scan dient u toe te voegen als bijlage aan het evenementenformulier.
    • TIP: u kan de login van uw vereniging gebruiken die u ook voor de UiTdatabank toepast.
  • Verplicht een draaiboek indienen. In dit draaiboek geef je stap voor stap weer hoe je deze activiteit (of reeks activiteiten) veilig zal organiseren. De opmaak van een draaiboek toont aan dat de organisator als een goede huisvader de activiteiten zal heropstarten en biedt ook een houvast voor de eigen medewerkers en deelnemers.
  • Na ontvangst van uw documenten toetst de dienst deze af met de geldende richtlijnen en maatregelen, vraagt hierbij een expliciete toestemming (indien nodig) en wordt advies geformuleerd. 
  • Indien uw activiteit doorgaat na 31 augustus geven de diensten enkel advies op basis van de maatregelen die reeds gekend zijn. Op dit moment gelden deze slechts tot 31/8 en kan dus voor een latere periode niet anders geadviseerd worden.
  • We wijzen er op dat u als organisator verantwoordelijk blijft voor de veilige organisatie van uw activiteit.
  • (Indien nodig) kan u na dit advies een gemeentelijke zaal aanvragen via https://reservaties.ruiselede.be/
  • Na dit advies vragen we u om bij een evenement waarop meer dan 100 personen verwacht worden ook het meldingsformulier voor de hulpdiensten RIHO SEAS in te vullen.