Een evenement en activiteiten organiseren in coronatijden - coronabarometer oranje

Tijdens de corona-crisis is het belangrijk om bij de organisatie van activiteiten en evenementen de geldende maatregelen strikt op te volgen:

  • Alle geldende maatregelen kan u hier terugvinden.
  • Alle protocollen die u kunnen helpen om de maatregelen toe te passen, kan u hier terugvinden.
  • Diverse protocollen jeugd, sport en cultuur kan u hier terugvinden.
  • Lees ook het Covid Event Protocol na.

De overheidsmaatregelen leggen steeds meer de nadruk op het voorzien van een goede ventilatie op indoor locaties waar een activiteit wordt georganiseerd. Het gemeentebestuur nam hiertoe maatregelen en voorzag bij elke gemeentelijke zaal een overzicht van de ventilatiemogelijkheden ter plaatse. Daarnaast werden ook CO2-meters aangekocht. 3 daarvan zijn beschikbaar bij de Dienst Vrije Tijd en de Sportdienst om uit te lenen. 7 werden in volgende gebouwen opgehangen: Zaal voor Sport en Spel, lokaal 1 en de zolder van Het Portaal, lokaal 37 in de sporthal, Zaal Kruispunt, Zaal Polenplein, in de sporthal. 

Barometer

Het Overlegcomité keurde op 21 januari het gebruik van de coronabarometer goed. De coronabarometer is een instrument voor proactieve beleidsvoorbereiding en communicatie en moet aan de betrokken sectoren meer voorspelbaarheid geven, de beslissingen van het Overlegcomité structureren en meer transparant maken.

De barometer concentreert zich op publieksevenementen, horeca en vrijetijdsactiviteiten. Voor het bepalen van de maatregelen wordt telkens een onderscheid gemaakt tussen activiteiten die binnen/buiten plaatsvinden enerzijds en tussen activiteiten die niet-dynamisch/dynamisch zin anderzijds.

  • Onder dynamisch wordt begrepen: rechtstaan of grotendeels interactief of grotendeels bewegend.
  • Onder niet-dynamisch wordt begrepen: zittend of grotendeels niet-interactief en grotendeels niet-bewegend.

Onderstaande maatregelen gelden bij code oranje

Organiseert u een private activiteit?

Binnen in een gemeentelijke locatie?

Niet-dynamisch

Private niet-dynamische activiteiten die doorgaan in een gemeentelijk gebouw zijn toegelaten onder onderstaande voorwaarden:

  • Maximum aantal personen is 200, of wordt gelimiteerd door het maximum toegelaten aantal in die zaal.
    • Er worden niet meer dan 200 personen toegelaten in Zaal Sport en Spel, Zaal Polenplein en de sporthal; de overige gemeentelijke zalen laten een maximum aantal toe op basis van het aantal beschikbare tafels en stoelen.
  • Het gebruik van een CO2-meter is niet verplicht in infrastructuur in de culturele, feestelijke of recreatieve sector; het gebruik is wel verplicht in de publiek toegankelijke binnenruimte in de sportsector of de horeca
  • Het dragen van een mondmasker is verplicht vanaf 12 jaar in:
    • de voor het publiek toegankelijke binnenruimten van de inrichtingen die behoren tot de culturele, feestelijke, sportieve, recreatieve en evenementensector: dus nog steeds de onthaalruimtes en gangen van alle gemeentelijke gebouwen waar vrije tijdsactiviteiten doorgaan
  • Mits horecaregels: FAQs blz. 10-11

Er is geen toestemming van het College nodig. De zaal moet gereserveerd worden via de digitale toepassing.

Dynamisch

Private dynamische activiteiten zijn binnen opnieuw toegelaten onder onderstaande voorwaarden:

  • Maximum aantal personen is 200, of wordt gelimiteerd door het maximum toegelaten aantal in die zaal.
    • Er worden niet meer dan 200 personen toegelaten in Zaal Sport en Spel, Zaal Polenplein en de sporthal; de overige gemeentelijke zalen laten een maximum aantal toe op basis van het aantal beschikbare tafels en stoelen.
  • Het gebruik van een CO2-meter is niet verplicht in infrastructuur in de culturele, feestelijke of recreatieve sector; het gebruik is wel verplicht in de publiek toegankelijke binnenruimte in de sportsector of de horeca
  • Het dragen van een mondmasker is NIET verplicht
  • Mits horecaregels: FAQs blz. 10-11

Er is geen toestemming van het College nodig. De zaal moet gereserveerd worden via de digitale toepassing.

Buiten?

Private dynamische en niet-dynamische activiteiten die buiten doorgaan zijn toegelaten onder onderstaande voorwaarden:

  • Het dragen van een mondmasker is niet verplicht (behalve voor personeel horeca)
  • Maximum aantal personen is 200
  • Indien het private evenementen plaatsvindt met meer dan 200 personen gelden specifieke maatregelen: zie FAQs p. 31

Er is toestemming van het College nodig indien de activiteit gevolgen heeft voor het openbaar domein (bv. in het park). Dit doe je door een evenementenformulier in te vullen.

Organiseert u een georganiseerde activiteit (in groep, vereniging, leden, met inschrijving, zonder publiek,...)?

Binnen in een gemeentelijke locatie?

Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen dynamische en niet-dynamische georganiseerde activiteiten die binnen doorgaan. Beide zijn toegelaten onder onderstaande voorwaarden:

  • maximum 200 deelnemers (medewerkers en organisatoren niet inbegrepen)
    • niet van toepassing op sportieve activiteiten
    • elke deelnemer die nood heeft aan begeleiding kan worden vergezeld door twee meerderjarige personen die niet worden meegeteld bij de berekening
    • in geval er meerdere groepen zijn moeten deelnemers niet bij een andere groep samen gezet worden
  • Het gebruik van een CO2-meter is enkel nog verplicht in de voor het publiek toegankelijke binnenruimten van de inrichtingen die behoren tot de sportieve sector
  • Het gebruik van CST is niet verplicht
  • Het dragen van een mondmasker is verplicht vanaf 12 jaar in:
    • de voor het publiek toegankelijke binnenruimten van de inrichtingen die behoren tot de culturele, feestelijke, sportieve, recreatieve en evenementensector: dus nog steeds de onthaalruimtes en gangen van alle gemeentelijke gebouwen waar vrije tijdsactiviteiten doorgaan
  • Eten en drinken: toepassen van de horecamaatregelen (FAQs blz. 10-11)

Er is geen toestemming van het College nodig. De zaal moet gereserveerd worden via de digitale toepassing.

Buiten?

Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen dynamische en niet-dynamische georganiseerde activiteiten die buiten doorgaan. Beide zijn toegelaten onder onderstaande voorwaarden:

  • geen maximum aantal deelnemers
  • Het gebruik van CST is niet verplicht 
  • Het dragen van een mondmasker is aanbevolen vanaf 12 jaar wanneer het onmogelijk is om de regels van social distancing na te leven
  • Eten en drinken: toepassen van de horecamaatregelen (FAQs blz. 10)

Er is toestemming van het College nodig indien de activiteit gevolgen heeft voor het openbaar domein (bv. in het park). Dit doe je door een evenementenformulier in te vullen.

Organiseert u een publiek toegankelijk evenement?

Onder een publiek toegankelijke activiteit of evenement wordt begrepen dat de promotie ruimer verspreid wordt dan de eigen leden, bv. een flyer in elke Ruiseleedse brievenbus.

Binnen in een gemeentelijke locatie?

Niet-dynamisch

Niet-dynamische publiek toegankelijke evenementen die doorgaan in een gemeentelijk gebouw zijn toegelaten onder onderstaande voorwaarden:

  • Het gebruik van CST is verplicht bij aantallen vanaf 50 (medewerkers, organisatoren en horecapersoneel niet meegeteld)
    • gebruik van een CST onder de 50 is toegelaten mits de bezoekers hierover vooraf worden geïnformeerd
  • Maximum aantal personen is 200, of wordt gelimiteerd door het maximum toegelaten aantal in die zaal.
    • Er worden niet meer dan 200 personen toegelaten in Zaal Sport en Spel, Zaal Polenplein en de sporthal; de overige gemeentelijke zalen laten een maximum aantal toe op basis van het aantal beschikbare tafels en stoelen.
  • Het gebruiken en opvolgen van een CO2-meter is verplicht bij aantallen vanaf 50 (medewerkers, organisatoren en horecapersoneel niet meegeteld)
  • Het dragen van een mondmasker is verplicht vanaf 12 jaar voor deelnemers, medewerkers en horecapersoneel
  • Indien dranken worden geschonken: mits horecaregels: FAQs blz. 10-11

Er is toestemming van het College nodig bij evenementen met meer dan 50 personen. Dit doe je door een evenementenformulier in te vullen. 

Bij minder dan 50 personen dient enkel de zaal gereserveerd te worden via de digitale toepassing.

Dynamisch

Dynamische publiek toegankelijke evenementen die doorgaan in een gemeentelijk gebouw zijn toegelaten onder onderstaande voorwaarden:

  • Het gebruik van een CST is verplicht bij aantallen vanaf 50 personen (medewerkers, organisatoren en horecapersoneel niet meegeteld)
    • gebruik van een CST onder de 50 is toegelaten mits de bezoekers hierover vooraf worden geïnformeerd
  • Maximum aantal personen is 200, of wordt gelimiteerd door het maximum toegelaten aantal in die zaal.
    • Er worden niet meer dan 200 personen toegelaten in Zaal Sport en Spel, Zaal Polenplein en de sporthal; de overige gemeentelijke zalen laten een maximum aantal toe op basis van het aantal beschikbare tafels en stoelen.
  • Het gebruiken en opvolgen van een CO2-meter is verplicht bij aantallen vanaf 50 (medewerkers, organisatoren en horecapersoneel niet meegeteld)
  • Het dragen van een mondmasker is niet verplicht
  • Indien dranken worden geschonken: mits horecaregels FAQs blz. 10-11

Er is toestemming van het College nodig bij evenementen met meer dan 50 personen. Dit doe je door een evenementenformulier in te vullen.

Bij minder dan 50 personen dient enkel de zaal gereserveerd te worden via de digitale toepassing.

Buiten?

Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen dynamische en niet-dynamische georganiseerde activiteiten die buiten doorgaan. Beide zijn toegelaten onder onderstaande voorwaarden:

  • Het gebruik van CST is verplicht vanaf 100 aanwezigen.
  • Het dragen van een mondmasker is niet verplicht voor deelnemers, wel voor organisatoren en medewerkers en horecapersoneel
  • Eten en drinken: toepassen van de horecamaatregelen (FAQs blz. 10-11)
  • Indien het publieke evenementen plaatsvindt met meer dan 200 personen gelden specifieke maatregelen: zie FAQs blz. 36

Er is toestemming van het College nodig bij evenementen vanaf 100 personen en indien de activiteit gevolgen heeft voor het openbaar domein (bv. in het park). Dit doe je door een evenementenformulier in te vullen.

Evenementenformulier

  • Een evenementenformulier invullen zodat een gemeentelijke toestemming verleend kan worden na analyse
  • Een draaiboek opstellen en als bijlage toevoegen aan het evenementenformulier. In dit draaiboek geeft u stap voor stap weer hoe u deze activiteit of evenement veilig zal organiseren. De opmaak van een draaiboek toont aan dat de organisator als een goede huisvader de activiteiten zal inrichten en biedt ook een houvast voor de eigen medewerkers en deelnemers. Uw aanvraag wordt voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen.
  • De geldende maatregelen respecteren

Verantwoordelijkheid organisator

We wijzen er op dat u als organisator verantwoordelijk blijft voor de veilige organisatie van uw activiteit. Na ontvangst van uw documenten toetst de dienst deze, indien nodig, af met de geldende richtlijnen en maatregelen, vraagt hierbij een expliciete toestemming van het College en wordt advies geformuleerd. De diensten geven enkel advies op basis van de maatregelen die reeds gekend zijn.

Indien nodig kunt u gemeentelijke uitleenmaterialen aanvragen via het digitale formulier

De opmaak van een draaiboek raden we nog steeds voor elke activiteit en elk evenement aan, al hoeft dit in bepaalde gevallen de gemeentelijke diensten bezorgd te worden. In een draaiboek geeft u stap voor stap weer hoe u deze activiteit veilig zal organiseren. De opmaak van een draaiboek toont aan dat de organisator als een goede huisvader de activiteiten zal inrichten en biedt ook een houvast voor de eigen medewerkers en deelnemers. Inspiratie voor een draaiboek vindt u hier:

Indien nodig kunt u een gemeentelijke zaal aanvragen via de digitale toepassing.

Indien nodig kunt u gemeentelijke uitleenmaterialen aanvragen via het digitale formulier.

Gerelateerde items